Als werkgever heb je vast wel eens gehoord van cao-afspraken, maar wat betekent dit nu precies voor je salarisadministratie? Cao's (collectieve arbeidsovereenkomsten) bevatten belangrijke afspraken over arbeidsvoorwaarden, zoals loon, vergoedingen, werktijden en andere rechten en plichten van werknemers. Het is van cruciaal belang om als werkgever de cao-regels correct toe te passen in je salarisadministratie. In deze blog leggen we uit waarom cao-afspraken zo belangrijk zijn en hoe je ervoor zorgt dat je salarisadministratie in lijn is met de cao.
Wat is een cao?
Een cao is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgevers en vakbonden die van toepassing is op een specifieke bedrijfstak of sector. In deze overeenkomst worden voorwaarden vastgelegd die werkgevers en werknemers in de betreffende sector moeten naleven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om zaken als:
Loonafspraken: Wat is het minimumloon? Zijn er cao-loonsverhogingen afgesproken?
Werk- en rusttijden: Wat zijn de maximale werktijden en pauzes?
Vergoedingen en toeslagen: Welke extra vergoedingen en toeslagen zijn er, zoals overwerk- of vakantiegeld?
Arbeidsomstandigheden: Wat zijn de eisen met betrekking tot werkplekveiligheid, ziekteverzuim of pensioenen?
Cao’s worden vaak onderhandeld door vakbonden namens werknemers en werkgeversorganisaties namens de werkgevers. De afspraken zijn bindend voor de partijen die de cao ondertekenen, en vaak ook voor andere bedrijven binnen dezelfde sector.
Hoe beïnvloedt de cao de salarisadministratie?
De cao heeft directe invloed op de salarisadministratie van een organisatie. Als werkgever ben je verplicht om de cao-afspraken na te leven. Dit heeft diverse gevolgen voor je administratieve processen, zoals:
1. Loonberekeningen en verhogingen: Cao-afspraken bevatten vaak bepalingen over jaarlijkse loonsverhogingen. Dit kan bijvoorbeeld een percentage zijn van het huidige loon of een vast bedrag. Als werkgever moet je deze verhogingen tijdig toepassen in je salarisadministratie. Daarnaast kunnen cao’s minimumbedragen vaststellen die je als werkgever verplicht bent te betalen.
2. Vergoedingen en toeslagen: Cao-afspraken kunnen ook vergoedingen of toeslagen bepalen, zoals reiskostenvergoeding, onregelmatigheidstoeslagen of toeslagen voor bepaalde functies. Deze moeten correct worden verwerkt in de salarisadministratie. Als de cao bijvoorbeeld een specifieke regeling heeft voor overwerk, dan moet het salarisadministratiesysteem automatisch het juiste bedrag berekenen wanneer dit van toepassing is.
3. Vakantiegeld en -dagen: De cao kan regels bevatten over vakantiegeld en het aantal vakantiedagen. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat vakantiegeld op het juiste moment wordt uitgekeerd en dat werknemers recht hebben op het juiste aantal vakantiedagen volgens de cao-afspraken.
4. Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim: Veel cao’s bevatten bepalingen over ziekteverzuim en re-integratie. Dit heeft invloed op hoe je ziekteverlof regelt en hoe je de loondoorbetaling bij ziekte verwerkt in je salarisadministratie. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de cao-regels voor loondoorbetaling bij ziekte en hoe je deze administratief verwerkt.
5. Pensioenregeling: Vaak is er in een cao een pensioenregeling opgenomen die werkgevers verplicht om pensioenpremies af te dragen. De hoogte van de premie kan variëren en je moet ervoor zorgen dat deze correct wordt doorberekend en afgedragen via de salarisadministratie.
Hoe zorg je ervoor dat je salarisadministratie altijd in lijn is met de cao?
Het naleven van cao-afspraken kan complex zijn, vooral als je meerdere cao’s moet toepassen (bijvoorbeeld bij een organisatie die werkt met verschillende sectoren of als je bedrijf een cao-afwijking heeft). Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je altijd up-to-date bent:
1. Blijf op de hoogte van wijzigingen: Cao’s worden regelmatig herzien en aangepast. Het is essentieel om op de hoogte te blijven van de laatste wijzigingen in cao-afspraken, zoals loonsverhogingen, wijzigingen in vergoedingen of extra toeslagen. Het is dan ook aan te raden om je salarisadministratie uit te besteden aan professionals.
2. Werk samen met een deskundige: Als je twijfelt over de interpretatie van cao-afspraken, is het raadzaam om samen te werken met een HR-specialist of een salarisadministrateur die goed bekend is met cao’s in jouw sector. Zij kunnen je helpen bij het correct toepassen van de cao-regels in je administratie.
3. Documentatie en communicatie Zorg ervoor dat je alle cao-afspraken goed documenteert en communiceert binnen je organisatie. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat zowel leidinggevenden als medewerkers zich bewust zijn van hun rechten en verplichtingen.
Conclusie
Cao-afspraken zijn een belangrijke factor in de salarisadministratie en kunnen het verschil maken tussen het naleven van wet- en regelgeving of het maken van dure fouten. Als werkgever ben je verplicht om cao’s correct toe te passen, niet alleen om juridische problemen te voorkomen, maar ook om het vertrouwen en de tevredenheid van je werknemers te waarborgen. Zorg ervoor dat je salarisadministratie op de juiste manier de cao-regels verwerkt, zodat je zowel de belangen van je werknemers als die van je organisatie beschermt.
