Planning helpt een organisatie bij het uitstippelen van een koers om haar doelstellingen te bereiken. Het proces begint met een evaluatie van de huidige activiteiten van de organisatie en een bepaling van wat er operationeel moet worden verbeterd in het komende jaar. Daarna is planning het bedenken van de resultaten die het bedrijf wil bereiken en het bepalen van de procedures die nodig zijn om daar te komen - succes, of dat nu gemeten wordt in financiële termen of doelstellingen zoals de hoogst gewaardeerde organisatie worden in termen van klanttevredenheid.
Effectief middelenbeheer
Zowel grote als kleine ondernemingen beschikken over beperkte middelen. Het planningsproces voorziet het topmanagement van de gegevens die het nodig heeft om weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen, zodat de organisatie haar doelstellingen kan bereiken. De productiviteit wordt verhoogd en de middelen worden niet verspild aan plannen die geen kans van slagen hebben.
Organisatorische doelstellingen bepalen
Een van de belangrijkste onderdelen van het planningsproces is het stellen van doelen die iedereen in het bedrijf stimuleren om zijn prestaties te verbeteren. De doelstellingen moeten ambitieus maar haalbaar zijn. Organisaties mogen niet te tevreden zijn met hun huidige prestaties, anders lopen ze het risico terrein te verliezen aan concurrenten.
Het proces van doelstellingen bepalen kan dienen als een wake-up call voor zelfgenoegzaam management. Wanneer voorspelde en werkelijke resultaten worden vergeleken, heeft doelstellingenplanning nog een voordeel. Significante afwijkingen van de voorspelling worden onderzocht en er wordt actie ondernomen om problemen te corrigeren wanneer de inkomsten lager waren dan verwacht of de uitgaven hoger waren.
Risico- en onzekerheidsbeheer
Risicobeheer is van cruciaal belang voor het succes van een organisatie. Zelfs het grootste bedrijf, maar ook een MKB heeft geen controle over de economische en concurrerende omgeving waarin zij opereren. Onverwachte gebeurtenissen doen zich voor en moeten snel worden aangepakt voordat de financiële gevolgen van deze gebeurtenissen ernstig worden.
Planning helpt managers om "wat-als"-scenario's op te stellen waarin zij mogelijke risicofactoren trachten te voorzien en noodplannen bedenken om deze het hoofd te bieden. Het bedrijfsleven verandert in snel tempo en bedrijven moeten in staat zijn hun strategie snel aan deze veranderende omstandigheden aan te passen.
Teamwork en samenwerkingen
Teamwork en samenwerkingsverbanden worden aangemoedigd door planning. Wanneer het plan klaar is en onder de leden van het bedrijf is verspreid, weet iedereen wat zijn verantwoordelijkheden zijn en hoe andere delen van de organisatie hun hulp en vaardigheden nodig zullen hebben om de toegewezen taken te voltooien. Zij kunnen zien hoe hun taak bijdraagt aan het algehele succes van de organisatie en kunnen daar trots op zijn.
Wanneer het management advies inwint van afdelings- of divisiemanagers tijdens het proces om de doelstellingen te bepalen, worden potentiële conflicten beperkt. Individuen zijn minder geneigd budgettaire doelen te verwerpen als zij deze mee hebben helpen opstellen.
Een concurrentievoordeel ontwikkelen
Organisaties kunnen planning gebruiken om een realistisch beeld te krijgen van hun bestaande sterke punten en tekortkomingen in vergelijking met grote concurrenten. Het managementteam identificeert gebieden waar concurrenten kwetsbaar zouden kunnen zijn en bedenkt marketingplannen om deze tekortkomingen uit te buiten. Het observeren van de acties van concurrenten kan bedrijven ook helpen kansen te spotten die zij misschien hebben verwaarloosd, zoals ontluikende internationale markten of nieuwe manieren om producten aan geheel andere klantengroepen aan te prijzen.
